Séjour de Groupe : 5 astuces de pro pour s’organiser sans stress

Un séjour de groupe, que ce soit un séminaire, un anniversaire, un séjour VTT, des retrouvailles en famille ou un coworking camp… les mêmes questions se posent toujours. Qui vient ? Et le cousin Machin ? Tu crois que Paul ronfle toujours autant ?.... Les Bretons ne m’ont toujours pas confirmé ! Sont têtus ces Bretons ...

On risque vite de s’énerver… c’est pas bon…


Déjeuner de coworkAstuce 1 : Faites-en un événement mémorable

  • Trouvez un lieu inhabituel : la ville pour les ruraux, la campagne pour les citadins.
  • Organisez un vol en Montgolfière, un baptême de planeur, une compétition privée de karting ou une rando à la lune... on trouve toujours une activité qui sort de l’ordinaire et correspond à l’objectif recherché.
  • Pensez à un photographe / vidéaste pour immortaliser les moments.

Le truc de pro : souvenez vous que la mémoire enregistre l’inhabituel, tout ce qui sort du quotidien...


Astuce 2 : Trouvez un lieu qui convient à tous

Ce n'est pas par hasard que 80% des voyageurs commencent par trouver un hébergement avant toute autre décision : c'est le plus délicat.


A 1h, 2h ou 3 heures des Jardins du Village

Réduisez les temps de trajets pour tous les participants, donc leur budget et leur empreinte carbone, recensez les covoiturages. Vous augmenterez la motivation de vos invités.

  • Choisissez un lieu assez grand, avec les espaces nécessaires, le bon nombre de couchages.
  • Vérifiez qu'il soit disponible aux bonnes dates… Là encore, plus le lieu recherché est grand, plus il va falloir s’y prendre à l'avance.

Le truc de pro :

  • Un site se distingue pour trouver un gîte de groupe. Le plus dynamique : www.gitedegroupe.fr
  • Dans un petit Pays comme le Pic Saint Loup, la plupart des grandes maisons et gîtes se connaissent et travaillent ensemble intelligemment : contactez celles qui vous plaisent le plus. Si elles n’ont plus de places à vos dates, elles sauront vous orienter bien plus vite que tous les booking et airbnb réunis. Ici, nous avons même monté l’association Made in Pic Saint Loup en ce sens.

  • Vérifiez que le "courant passe" avec votre hébergeur. 

Astuce 3 : Anticipez la date

  • Plus le groupe est grand, plus il faut prévoir les dates à l’avance.
  • Plus les dates sont posées à l’avance, plus les participants ont de chances d'être disponibles.
  • Tenez compte de la saison : les activités de loisir et les capacités d'hébergement varient suivant les périodes de l'année.

Le truc de pro : fixez la date 3 à 6 mois avant l’événement. Le stress n’est pas l’objectif d’un séjour à la campagne après tout.

Astuce 4 : Préparez au mieux les détails…

Pour bien préparer l’événement, il faut bien connaître votre groupe et toutes les possibilités du séjour avec l'aide de votre hébergeur.


Capture questionnaire séjour de groupe

  • Comptez le nombre de participants et organisez les chambrées.
  • Organisez les transports, les covoiturages, les heures d'arrivée et de départ.
  • Renseignez-vous sur les goûts et allergies alimentaires de chacun.
  • Proposez des thématiques de sorties et activités de saison.

Le truc de pro : vous pouvez librement utiliser ce modèle, on vous donne même un coup de main pour le personnaliser si vous êtes sympas.


Astuce 5 : Optimisez le budget

Le transport est le plus gros coût caché d’un séjour de groupe. Vous avez déjà considérablement réduit ce budget en centrant le lieu de rencontre sur la carte et en proposant des covoiturages.

Le truc de pro :

  • Prévoyez un séjour de groupe d’au moins 2 nuitées, en demi pension ou en pension complète : vous obtiendrez plus facilement des tarifs dégressifs.
  • Visez des dates hors vacances scolaires.
  • Visez des jours de semaine plutôt que des WE.
  • Privilégiez des traiteurs, photographes, fleuristes... locaux

Côté facturation et règlements, la plupart des grandes maisons pourront s’adapter à la plupart de vos demandes.

Alors voici quelques exemples de formules :

  • Séjours de 2 à 5 nuits en demi-pension,
  • Groupe de 3 à 5, 6 à 12 ou 12 à 18 participants.

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